КАКОЕ ЭТО БУДЕТ МЕРОПРИЯТИЕ?

От этого зависит не только внешний вид площадки, но и ее формат. Нужна ли вам сцена, потребуется ли танцпол, да и просто какая будет рассадка в зале — за банкетными столами, театром, а может, это будет просто фуршет без посадочных мест? Продумывание концепции заранее позволит определиться, имеют ли для вас критическое значение такие особенности площадки, как колонны в зале или отсутствие полного закрытия от погодных условий (если вы, например, решили присмотреть уличный шатер для своего события).

СКОЛЬКО БУДЕТ ЧЕЛОВЕК?

Вместимость площадки должна соответствовать планируемому количеству гостей, а лучше - быть с запасом. И речь не только о пожарной безопасности. Вашим гостям должно быть не тесно находиться в одном зале, потоки людей должны свободно перемещаться между важными зонами - входом, залом мероприятия, точкой кофе-брейка (если это не банкет), уборными.

НАСКОЛЬКО ВАЖНА ТРАНСПОРТНАЯ ДОСТУПНОСТЬ?

Если ваши гости будут добираться до места проведения мероприятия на общественном транспорте, то площадка должна быть в непосредственной близости от метро и остановок общественного транспорта. Если же ожидается большое количество гостей на машинах, то нужно озаботиться вопросом парковки, и чем ближе к выбранному зданию, тем лучше.

КАКОЙ У ВАС БЮДЖЕТ?

Вам повезло, если затраты на проведение мероприятия для вас не принципиальны. Но зачастую случается так, что на событие заложен строго ограниченный бюджет, и тогда стоит заранее уточнить все возможные расходы. Обязательно узнайте, что будет входить в стоимость аренды. Бывает, что сама площадка недорогая, но все техническое оснащение придется делать самим: класть провода для аппаратуры, застраивать сцену, привозить все необходимое оборудование (световое, звуковое, видео). Кроме того, дополнительные расходы могут пойти на аренду мебели (столы, стулья) или, например, интернет-канала, если вам будет нужна прямая трансляция.

ПЛАНИРУЕТСЯ ЛИ ПИТАНИЕ?

Намного проще, когда организовать необходимо свадьбу или чейто день рождения: тогда вы изначально ищете площадку ресторанного типа с банкетной рассадкой. Другое дело, когда мероприятие деловое и необходимо предусмотреть велком-зоны и зоны для кофе-брейка. В таком случае, помимо точек питания, нужно будет заложить в расстановку на площадке еще и подсобные помещения.

КТО БУДЕТ КОРМИТЬ ГОСТЕЙ?

Не все площадки самостоятельно предоставляют услуги кейтеринга. Если на локации не предусмотрена своя кухня или шеф-повар, то это может стать большой сложностью с точки зрения организатора. Большинство площадок работают с закрытым списком кейтерингов, а значит, что цену еды надо просчитывать до того, как вы подпишете договор аренды. Часть площадок разрешает использовать другие кейтеринги, но берет определенный сбор за их использование. И только малая доля площадок предоставляет возможность решить этот вопрос организаторам на свое усмотрение.

КАКИЕ ЕЩЕ ЗОНЫ ПРЕДУСМОТРЕТЬ?

Если мероприятие планируется в летний период, то вашим гостям будет приятно выйти в перерыв на улицу, подышать свежим воздухом и выпить кофе. А если же в холодное время года, то предусмотрите какую-то лаунжзону, где можно разместить несколько диванов и столиков — у гостей должна быть возможность отдохнуть от громкой музыки или непрерывного выступления спикера, да и просто выйти поговорить по телефону в случае важного звонка.

Еще один важный момент — ваши партнеры. Если вы приглашаете кого-то из спонсоров, спикеров или просто дружественных компаний на деловое мероприятие, то желательно позаботиться о месте, где они смогут поставить свои презентационные стойки и материалы.

Также не забудьте об отдельных помещениях для артистов, ведущих, спикеров и, собственно, организаторов, где можно оставить вещи, переодеться и подготовиться.

Для бизнес-событий с большим количеством участников важно предусмотреть и зону регистрации гостей. Достаточно ли будет места для планируемого потока? Сможете ли вы разместить всех необходимых для этой процедуры людей, чтобы не создавать очереди?

Ну и, наконец, гардероб. Даже если мероприятие пройдет в жаркий летний день и вопрос с размещением курток и сменной обуви будет неактуален, все равно потребуется небольшое место, соответствующее количеству гостей, где можно оставить личные вещи вроде объемных сумок, пакетов или зонтиков.